Funktionsumfang GARAIO REM "light"

Die folgende Auflistung zeigt den Funktionsumfang der Software GARAIO REM in der light Version.

Bedienung

Weitgehend tastaturbedienbar für effiziente Bedienung, inklusive Direktzugriff auf Menüpunkte über Expertenbefehle
Durchgängig direkte Navigation auf referenzierte Daten über Links (z.B. Mieter oder Objekte in einem Mietvertrag, Auswertungen)
Eine Auswertung oder Eingabemaske kann als Lesezeichen abgelegt werden (Browser)
Gleichzeitiges Bearbeiten von mehreren Daten / Auswertungen in Browser-Tabs (Anwendung muss nicht mehrfach gestartet werden)
Die gesamte Applikation kann auf beliebigen Geräten mit dem Google Chrome Browser vollständig bedient werden (Tablets 10“ oder grösser), geringe Leistungs-und Speicheranforderungen der Endgeräte
Die konfigurierbare Volltextsuche erlaubt direkten Zugriff auf indexierte Daten (Stammdaten, Rechnungen...) ohne Umwege über Suchmasken
Direkt in die Stammdatenmasken integrierbare Auswertungen (z.B. Mieterspiegel)
Grafische Darstellung von komplexen Stammdaten (Liegenschaft-Struktur, Mietzins)
deutschsprachiges User Interface
Konfigurierbares Dashboard auf Startseite

Integriertes Dokumenten-System (online Ablage - keine Archivlösung)

Intelligente Dokumentvorlagen
Integrierte Vorschau des Dokuments während der Erfassung / Bearbeitung (bspw. Mietvertrag, Kündigungsbestätigung, Rechnung)
Dokumente werden auf dem Server als PDFs generiert und im System abgelegt sowie der jeweiligen Person zugeordnet und sind somit jederzeit wieder abruf- und druckbar
Externe Dokumente können hochgeladen werden (z.B. Scan eines unterschriebenen Mietvertrags)
Dokumente können auf einer Liegenschaft, einer Buchhaltung, einem Haus, einem Objekt, einem Mietvertrag, einem Hauswart und einer Person in einem Dossier im Sinne einer Dokumentenablage hinterlegt werden
Automatisches Speichern von Auswertungen und persönlichen Abrechnungspapieren aus einer definitiven Nebenkosten- und STWE-Abrechnung im Dossier der Buchhaltung
Automatisches Speichern der abgerufenen Verwaltungsabrechnungen im Dossier der Buchhaltung

Mailversand

Es kann ein SMTP-Server für den Mailversand hinterlegt werden. Anschliessend können folgende Dokumente direkt über das System versendet werden:
- Serienbriefe / Briefe
- Mahnungen (Zahlungserinnerungen)
- Mietzins-Rechnungen
- Mieterpapiere (Nebenkostenabrechnung)
- Blanko-ESR
- Debitorenrechnung
- Debitorengutschrift
- Kreditorenauftrag
- Offertanfrage
- Zahlungsvereinbarung
- Umzugsmeldungen (bei entsprechender Zusatzkonfiguration)
- STWE-Abrechnungen (ab v1.24)
- STWE-Budget-Rechnungen (ab v1.24)

Personen / Adressen

Mandantenunabhängige, zentrale Personen-/Adressen-Verwaltung
Unterstützung bei der Erfassung und Validierung einer Adresse durch Google Maps
Mahn- und Auszahlungssperre
Validierung für die Verhinderung von Doppelerfassungen
Zusammenführen von Personen
MWST-Befreiung (z.B. Konsulate)
Eine individuelle Anschrift für Dokumente kann auf einer Person oder auch auf einem Mietvertrag hinterlegt werden

Eigentümer-Profil

Zugriffsschutz für genehmigte Marktmieten
Konfigurierbarer Vorschlag des Vermietungszinses

Liegenschaften-Stammdaten

Möglichkeit für das generische Verwalten von Stammdaten (kundenindividuelle Stammdaten)
Für die Inserierung auf den Internet-Marktplätzen relevante Informationen wie Distanzen oder Ausstattungsmerkmale
Pflichtlieferanten für Offertanfragen und Kreditoren-Aufträge
Individuelles Adressverzeichnis
Kennzahlen
Tankanlagen-Stammdaten

Haus- und Objektstammdaten

Spezielle Haustypen für automatisierte Zuteilung der Korrespondenzadresse bei Neuvermietungen
Automatisches Abfüllen der EGID
Einfaches Mutieren der Objekt- und Haus-Referenz-Nummer
Inseratedaten und Besichtigungsinformationen für Angebot auf Marktplätzen
Inserate für Verkaufsobjekte können über GARAIO REM "light" erfasst und an den Marktplatz übermittelt werden (Abo Marktplatz erforderlich)
Für die Inserierung auf den Internet-Marktplätzen relevante Informationen wie Distanzen oder Ausstattungsmerkmale
Einfache Bearbeitung des Inserats für die Internetmarktplätze mit Drag&Drop für Bilder, Vorschau des Inserats mit dem Homegate- Layout während der Bearbeitung (wie wird es auf Homegate aussehen?)
Lebenslaufdaten (Unterhaltshistorik) mit automatischer Speicherung bei der Erfassung von Kreditoren-Rechnungen
Manuelle Lebenslaufeinträge, z.B. bei grösseren Sanierungen mit der Möglichkeit ein Dokument hochzuladen.
Mehrsprachiger Antworttext für Interessentenanfragen aus Marktplätzen (z.B. wenn ein Objekt bereits vermietet ist oder der Besichtigungstermin bereits festgelegt ist)
Es kann eine unbegrenzte Anzahl Marktplätze geführt werden.

Mietzins

Echte Mietzinse
Theoretische Mietzinse und Mietzinspotentiale
Separater Vermietungszins (Schattenmietzins), automatischer Vorschlag bei der Erfassung einer Kündigung
Flächen in Bezug zum Mietzins
Effektive Flächen ohne Bezug zum Mietvertrag, Aktivierung bei nächster Kündigung
Automatische Berechnung der Kostenstandmiete
Grafische Darstellung der Mietzinsentwicklung eines Objekts inkl. MWST-pflichtigen Perioden und Relation des Mietzinses zu theoretischen Mietzinsen (z.B. Marktmiete)

Mietzins-Anpassung

Einfacher Abruf
Erhöhungsprozess, z.B. nur für „indexierte Mietverträge“, einzelne Mietverträge oder über mehrere Liegenschaften
Normaler oder LSI-Versand inklusive Post-Bordereau und firmeninternem Versandnachweis (Bordereau)
Automatisierte Texte bei Veränderung von Mietzinsbasen Simulation von Mietzins-Anpassungen
Inaktivieren einer definitiven Mietzinsanpassung.
Automatisierte Berechnung der Mietzins-Reserven und detaillierte Ausgabe pro Komponente für die Mietzins-Basen
Berechnung Kostensteigerung nach Präferenz des Kantons SG respektive der Gemeinde Arbon/TG.
Anzeige des nächsten Kündigungsdatums des Mietvertrags gemäss Kündigungstermin und -frist.
Mietzinsanpassung mit Preview-Möglichkeiten des amtlichen Formulars
Formulare stehen für die gesamte Schweiz zur Verfügung. Von zahlreichen Kantonen wurden die Formulare genehmigt
Massenversand mit Bereitstellung von PDF-Dateien
Für die Rechtskonformität, Gültigkeit und Aktualität der Formulare ist der Kunde verantwortlich. immonos übernimmt diesbezüglich keine Gewähr und schliesst jede Haftung für allfällige Schäden (insbesondere im Zusammenhang mit Mietzinsanpassungen) aus.
Berechnung wertvermehrender Investitionen

Mietvertrag

Intelligente Mietvertrags-Modelle (Textzusammenstellung abhängig von den Vertragsdaten mit einer einfachen, integrierten Programmiersprache)
Pro Modell konfigurierbare Beilagen, z.B. Begleitbrief, Informationen an Hauswart, Schilderbestellung
Automatisierte Textvorschläge, z.B. bei befristeten Mietverträgen, Verlängerungsoptionen, indexierten Mietverträgen, etc.
Validierungen gemäss Mietrecht, z.B. bei indexierten Mietverträgen
Automatische Erkennung ob ein Fahrzeugabstellplatz MWST-pflichtig ist Validierung ob ein Objekt freiwillig der MWST unterstellt werden darf
Beim Erstellen des Mietvertrages wird immer die aktuellste Mietzins-Basis vorgeschlagen
Automatische Übernahme von verschiedenen Daten aus dem Vorgänger-Mietvertrag, z.B. Zahlmodus oder Kündigungsfristen und -termine
Es können mehrere Solidarmieter angegeben werden
Einfaches Erstellen von Mietvertrag-Nachträgen oder -Umschreibungen (Zession)
Provisorische Mietverträge, Nachträge und Zessionen, welche bei Nichtunterzeichnung wieder gelöscht werden können
Aktivierung und Deaktivierung
Amtliche Wohnungsnummern können auf dem Vertrag oder auf einem Wohnungsausweis als Beilage aufgeführt werden.
Dokumentensprache deutsch
Die Anschrift von Mietvertrags-relevanten Dokumenten enthält, im Rahmen der Vorgaben der Post, standardmässig alle Mietparteien. Sie kann mit einer Vertragsspezifischen Anschrift übersteuert werden. Davon ausgenommen ist das Mahnpapier mit Kündigungsandrohung.
Echte und unechte Verlängerungs-Optionen
Mietvertragsbeilagen können definiert werden

Kündigung / Vermietung

Automatisierte Textvorschläge, z.B. ob mehrere Mietverträge gekündigt werden oder ob mehrere Mietparteien betroffen sind oder ob die Kündigung terminlich oder ausserterminlich erfolgte
Automatisierter Vorschlag des Haftungsdatums aufgrund der vertraglichen Kündigungsbestimmungen
Automatisierter Vorschlag des Wiedervermietungszinses gemäss einer pro Liegenschafts-Eigentümer hinterlegbaren Variante, z.B. höchster Mietzins aus kostenbereinigtem aktuellem Mietzins, aktuellem Mietzins oder Marktmiete – oder immer ein bestimmter theoretischer Mietzins
Schnittstellen zu gängigen Marktplätzen inklusive der Konfiguration des Filetransfer-Protokolls (FTP)

Buchhaltung allgemein

GARAIO REM "light" ist nicht abschliessend Mandanten-fähig. Zentrale Funktionalitäten sind Mandanten-übergreifend verfügbar, z.B.
- Eine Sollstellung über alle Mandanten
- Einlesen der Zahlungseingangs-Dateien gleichzeitig für verschiedene Mandate
- Ein Mahnlauf über alle Mandanten
Für jede Liegenschaft wird eine Buchhaltung geführt
Für jeden Eigentümer kann eine Buchhaltung geführt werden damit die Liegenschaften-Buchhaltungen konsolidiert werden (nicht zwingend)
Buchhaltungen können weiter auch für Verwaltungsfirmen, Immobilien-Gesellschaften, Immobilienfonds oder ähnliche juristische Gefässe geführt werden
Einfaches Kopieren von Kontenplänen und Kostenstellen
Einfache Änderung der Konsolidierungs-Hierarchien
Buchungstext kann pro Konto als Vorschlag hinterlegt werden
Einfaches Anpassen der Buchungstexte

Buchhaltung: Vererbung von Daten innerhalb einer Konsolidierungshierarchie

Geschäftsjahre und Perioden
Kontenplan und Kontenplanstruktur
Budgetversionen
Konfiguration für die Verwaltungsabrechnung

Sollstellung

Sollstellung mit lückenloser Buchführung aller Forderungen
Leerstände werden ebenfalls lückenlos sollgestellt. GARAIO REM hat kein Programm „manuelle Sollstellungskorrektur“. Sämtliche Stammdaten-Mutationen (z.B. Kündigung, Mietvertrags-Aktivierung oder Mietzins-Anpassung) in eine bereits sollgestellte Periode lösen eine automatische Sollstellungskorrektur aus – buchalterisch korrekt in der nächsten Periode, wenn der definitive Abschluss oder eine definitive HK/BK-Abrechnung bereits erfolgte
Automatische Sollstellungskorrektur bei rückwirkender Eingabe des Verwaltungsende Liegenschaft
Automatische Sollstellungskorrektur bei rückwirkender Eingabe des Verwaltungsende Haus
Automatisierte Abgrenzungsbuchungen, wenn Zahlmodus nicht monatlich

Inkasso Zahlungsverkehr

Rechnungsumbuchungen für Direktbelastungen oder Hauswarträume zu Lasten der Nebenkostenabrechnung
Zahlungsverkehr via QR-Code (QR-IBAN)
Massenversand der Mietzins-Rechnungen mit Bereitstellung von PDF-Dateien
Automatisierte Gruppierung von verschiedenen Mietverträgen auf gleicher Mietzins-Rechnung
MWST-konforme Mietzins-Rechnungen
Debitorengutschriften mit Betragskompetenz-Validierung und automatisierter Auszahlung
Workflow für Überprüfung der Kompetenzregelung bei Gutschriften
Verbuchung der Zahlungsvereinbarungen erst bei Zahlungseingang
Einfaches Integrieren von offenen Posten in eine Rechnung, z.B. bei einer Schlussabrechnung
Unbegrenzte Anzahl Rechnungspositionen, z.B. für eine detaillierte Schlussabrechnung
Einfaches Einlesen von gleichzeitig mehreren Dateien, auch von verschiedenen Banken.
Die Vorgaben von ISO 20022 werden unterstützt

Debitoren Abfragen

Übersichtliche Darstellung mit Gruppierung pro Fälligkeit
Filterfunktion für bessere Lesbarkeit, z.B. nur offene Posten oder Fälligkeiten ab einem bestimmten Datum

Mahnwesen

Vorschläge des Mahnstatus je nach Objektart (abgeschwächt, normal, verschärft)
Mahnsperren auf Ebene Person verhindern den Versand von Mahnpapieren an „sensitive Personen“
Eine Mahnsperre auf einer Liegenschaft verhindert den zu frühen Versand von Mahnungen bei Mandatsübernahmen
Individuelle Ver- und Entschärfung der Mahnvorschläge durch den Benutzer vor dem Versand der Mahnpapiere
Obligatorische Begründungstexte bei bestimmten Mahnstatus, z.B. bei getroffenen Zahlungsvereinbarungen oder Rechtsfällen
Erstellen von Zahlungsvereinbarungen und offen Posten QR-Rechnungen
Erstellen von Betreibungsbegehen
Je nach Konfiguration werden die Mahnpapiere normal oder als LSI inklusive Post-Bordereau und firmeninternem Versandnachweis (Bordereau) verschickt
Separater Versand von Mahnungen mit Kündigungsandrohung an sämtliche Solidarmieter
Detaillierte Historisierung aller Vorgänge auf einem offenen Posten mit Integration in der Benutzeroberfläche
Mahnstop auf ausgewählte offene Posten
Unterschiedliche Forderungstypen für Bruttomiete, HK/BK-Abrechnung, Debitorenrechnungen und STWE-Budgetforderungen
Forderungsposten mit bestimmten Mahnstatus werden von einer normalen QR-Zahlung nicht mehr direkt ausgeglichen, z.B. bei einem hinterlegten Mietzins auf der Schlichtungsbehörde
Einfache Handhabung von Mahnstopps bei neuen oder abgegangenen Mandaten
Offene Posten auf ungerechtfertigter Benutzung im Rahmen von Betreibungs- und Fortsetzungsbegehren werden mit Forderungsurkunden „Schadenersatz“ geführt
Getrennte Verarbeitung von Miet- und STWE-Liegenschaften
Separate Mahnläufe für Miet- und STWE-Liegenschaften
Möglichkeit Mahndruck zu stornieren
Auf Wunsch Verrechnung von Mahnspesen.
Die Verbuchung der Mahnspesen erfolgt erst bei deren Bezahlung.
Die Mahnspesen können gemahnt werden, unbezahlte Mahnspesen müssen nicht ausgebucht werden.

Auftragswesen (Bon)

Integriertes Auftragswesen mit Verbindung zu Budget (noch nicht bezahlte aber bereits durchgeführte Aufträge sind Budget-wirksam)
Führen von Pflichtlieferanten auf Stufe Liegenschaft
Einholen von Offerten oder direktes Erstellen von Aufträgen unter Berücksichtigung von Pflichtlieferanten
Validierung von Eigentümer-spezifischen Betragskompetenzen
Einfaches Erstellen von Kopien, z.B. für Hauswart, Mieter oder andere Empfänger
Verbindung zur Unterhalts-Historik eines Objektes oder einer Liegenschaft
Offertanfragen und Kreditorenaufträge können direkt aus GARAIO REM "light" per E-Mail versendet werden - Hinterlegung PF nötig
Bei Offertanfragen und Kreditorenaufträgen können Bilder angehängt werden
Einfaches Versenden von Absagen zu Offertanfragen per Mail
Warnung bei Überschreitung der Buchhaltungs-Kompetenzlimite

Kreditoren-Zahlungen

Interpretierung von eingescannten Belegen (QR-Codierzeile) oder Belegleser-unterstützte Erfassung
Direktselektion des Kreditors auf Grund Analyse der Codierzeile von QR und Einzahlungsschein
Automatisierte Speicherung von Lebenslaufeinträgen je nach Kontodefinition
Auf Wunsch Workflow für Überprüfung der mehrstufigen Kompetenzregelung
Auszahlungen auf ausländische IBAN-Nummern in CHF sind möglich
Daueraufträge für Akontozahlungen an die Kunden oder Lohnzahlungen an die Hauswarte mit vorgängigem Visums-/Freigabe-/Eskalations-Prozess. Oder für die direkte Gewinnausschüttung an die betroffenen Eigentümer.
Einfaches Stornieren einer Kreditoren-Rechnung
Vorbereiten der Zahlungs-Pakete pro verantwortlichen Benutzer
Zusammenfassung von verschiedenen Zahlungs-Paketen bei der gleichen Bank / Postfinance in eine Datei
Unterstützung beim Erfassen von Rechnungsabgrenzungsbuchungen mit automatischer Auflösung in verschiedenen Perioden oder im neuen Geschäftsjahr
Einfache Visierung von Zahlungspaketen vor der Übermittlung
Übermittlung von Zahlungspaketen manuell oder mittels der Konfiguration des Filetransfer-Protokolls (FTP)
Die Vorgaben von ISO 20022 werden unterstützt, inklusive dem Importieren von „Belegen mit QR-Referenz“

Manuelle Buchungen

Die Daten können ab Excel in den Buchungs-Grids hineinkopiert werden mittels Ctrl c und Ctrl v
Die Buchungen können direkt mittels Excel importiert werden
Buchungstextvorschläge können pro Konto hinterlegt werden
Ein existierender Buchungsbeleg kann zur Buchung hinzugefügt werden
Einfache Mutation von Kostenstelle, Periodedatum, Buchungstext und Menge bei HK/BK-Buchungen

Massenbuchungen

Die Buchungen aus Sollstellung, Zahlungseingangs-Datei einlesen und den Kreditoren-Auszahlungspaketen werden – wenn der definitive Fibu-Abschluss per verlangtem Buchungsdatum bereits definitiv erfolgt ist – automatisch in die nächste offene Periode verbucht
Die Sollstellung eröffnet die nächste HK/BK-Periode automatisch, wenn diese noch nicht existiert

Kreditoren Abfragen

Übersichtliche Darstellung mit Gruppierung pro Fälligkeit
Filterfunktion für bessere Lesbarkeit, z.B. nur offene Posten oder Fälligkeiten ab einem bestimmten Datum
Direktdurchgriff auf Buchungen und Rechnungsdetails

Budgets

Es können beliebig viele Jahre budgetiert werden, d.h. auch 10 oder mehr Jahre
Pro Jahr können verschiedene Budgetversionen geführt werden
Bei jeder Neueröffnung einer Version werden die Nettomietzinse frisch berechnet und die übrigen Budgetwerte inklusive allfällige Monatsbeträge und Kommentare kopiert
Das Verwalten der Budgetbeträge ist sehr einfach und ist der Handhabung im Excel sehr ähnlich
Mehrere Vorjahreswerte können angezeigt werden und deren Detailbuchungen mit einem Klick aufgerufen werden. Noch nicht fakturierte Kreditorenaufträge können zu den Ist-Werten addiert werden.
Der Level (Konto oder Kontogruppe) der Budgetierung kann pro Kontogruppe in jedem Kontenplan definiert werden
Die Budgets werden beim Abruf einer unterjährigen Erfolgsrechnung mit Budgetvergleich automatisch pro rata berechnet
Budgetpositionen können kommentiert werden
Automatisierte Berechnung von Budgets für Mietzinse

Mehrwertsteuer

Erstellen von vollständigen MWST-Abrechnungen inklusive den Beilagen Umsatzsteuer- und Vorsteuer-Journal auf Knopfdruck als PDF- oder Excel-Auswertung.
Erstellen der Umsatzabstimmungen zur Unterstützung bei Abstimmungsarbeiten
Satzänderungen mit je einer Mutation an zentraler Stelle, so dass weder Mietzinse noch Mietverträge mutiert werden müssen oder ein anderer MWST-Code verwendet werden muss
Korrekte Berechnung und Verbuchung der Vorsteuer auch bei nur teilweise der MWST unterstellten Liegenschaften (Netto-Prinzip)
Historisch geführte Steuerquote für wechselnde Optierungssätze, bei gemischt genutzten Liegenschaften auch auf Stufe Hauseingang
Leerstände mit weiterlaufender Vorsteuerabzugsberechtigung, auch über mehr als 12 Monate möglich
Vollautomatisierte Heiz- und Nebenkostenabrechnung für der MWST unterstellte Liegenschaften.
Optierte Mietverträge nach der Nettomethode, restliche Mietverträge nach der Bruttomethode
Abrechnung nach vereinbarten Entgelten
Die UID- und die UID-MWST-Nummer können verwaltet werden
Automatische Erkennung, ob ein Fahrzeugabstellplatz MWST-pflichtig ist
Mieter aus der gleichen MWST-Gruppe wie der Vermieter werden von der MWST-Pflicht automatisch befreit

Heiz- und Betriebskostenabrechnung

Auch für freiwillig der MWST unterstellte Liegenschaften (Optierung)
Umlagen in verschiedenen Phasen. Honorarberechnung vor oder nach den Umlagen
Datenaustausch (Import/Export) mit Abrechnungsfirmen für die verbrauchsabhängigen Heiz-/Betriebskostenabrechnungen (Warmwasser, Kaltwasser, etc.)
Wechselnde Verteilschlüssel werden berücksichtigt, auch Tag genau. Ebenso der etappenweise Bezug einer Liegenschaft
Rückwirkende Erfassung von Mieterwechseln, d.h. die Erfassung eines Mietverhältnisses vor das aktuelle Verhältnis, sind möglich
Gewichtung bei Mieterwechsel – je nach Region unterschiedlich (Pflege der Gewichtungsschlüssel online möglich)
Unbegrenzte Anzahl Kostensammler für die Verteilung
Vorjahresvergleich der Kosten sowie der Verbrauchskennzahlen
Sichtbare oder unsichtbare Stornobuchungen
Transparente Mieter-Abrechnungspapiere, auch bei verbrauchsabhängiger Abrechnung der Kosten
Mieterpapier mit Beilage zur freiwilligen Erhöhung der HK/BK-Akonti
Inkasso der Saldi via QR-Rechnung
Auszahlung von Saldi zu Gunsten der Mieter auf elektronischem Weg
Bei Abruf der definitiven Abrechnung kann der Benutzer das mit dem Tagesdatum vorgeschlagene Buchungsdatum überschreiben
Auszahlungen für Mieter ohne Zahlungsverbindungen werden nicht ausbezahlt (keine Postmandatszahlungen mit ISO 20022 möglich)
Automatische Auszahlungssperre, wenn der Mieter gemahnte Debitorenposten hat
Automatische Umbuchung von Leerstandkosten in die Erfolgsrechnung
Über- oder unterjährige Abrechnungen möglich
Buchungssperre für einzelne Perioden auch ohne definitive Abrechnung möglich
Abgegrenzte Mieter-Akontozahlungen auch bei Zahlmodi ungleich monatlich
Arbeits-Auswertungen, im Excel und PDF verfügbar
- Zusammenfassung mit Mehrjahresvergleich
- Detailjournal mit direktem Aufruf der verlinkten Belege und Buchungen aus dem Excel- oder PDF-Detailjournal
- Verteilerjournal
- Verteilerjournal der Leerstände
- Verteilerjournal für vorgenommene Umbuchungen
- Honorarbeleg
Tank- und Boileranlage mit Heizölständen und Revisionsdaten
Import von Heizölständen aus Exceldateien via Drag&Drop mit nachfolgender Überprüfung des Mindestbestands und dem allfälligen Generieren einer Pendenz.
Überwachen von Tank- und Boiler-Revisionen mittels Generierung einer Pendenz

Verwaltungsabrechnung

Standardausführung mit
- Begleitbrief
- Deckblatt, z.B. mit einem Foto der Liegenschaft
- Bilanz
- Erfolgsrechnung
- Detailjournal
- Mietzinsabrechnung
Die Spalten können konfiguriert und auf der Buchhaltung als Vorschlag hinterlegt werden. Beim Abruf genügt die Eingabe eines Stichtages
Als Spalten stehen zur Verfügung
- Vorjahre
- Budgetversionen
- Ist-Werte
- Abweichungen in CHF und in %
Den vier Standardauswertungen können weitere individuelle Auswertungen hinzugefügt werden
Die Verwaltungsabrechnung kann via den „Auswertungsplan“ von GARAIO REM auch mit der Struktur sowie den Konto-Nummern und -Bezeichnungen des Eigentümers erstellt werden
In den Aktiven und Passiven können die Kontogruppen als „zu spiegeln“ gekennzeichnet werden, damit Konti mit einem Soll-Saldo in den Aktiven und solche mit einem Haben-Saldo in den Passiven ausgegeben werden
Erträge werden nach vereinbarten Entgelten (Soll) ausgewiesen
Es kann pro Konto konfiguriert werden, ob die Buchungen im Detailjournal ausgegeben werden sollen oder nicht. Massenbuchungen können stark verdichtet werden, damit die Ausgabe komprimiert pro Buchungsdatum und Beleg-Nummer erfolgt
Die Verwaltungsabrechnung ist darauf ausgerichtet, dass sie dem Eigentümer abgegeben wird und wird als PDF erstellt
Es können mehrere Empfänger hinterlegt werden.

Bilanz / Erfolgsrechnung

Die Ausgabe kann am Bildschirm, im Excel, in einem XML-Format oder als PDF erfolgen
Es existieren je zwei Abrufvarianten: 1-spaltig oder 2-spaltig
Es können beliebig viele Spalten abgerufen werden
Drilldown-Funktionalität von Kontogruppe über Konto auf Buchung bis hin zum Kreditoren- oder Debitoren-Beleg
Einbezug von Vorjahren oder Vorperioden
Detaillierte Ausgabe bei Miteigentum
Unterjährige Abrechnung mit einem individuellen Abruf von - bis
Berechnung von Abweichungen in % oder CHF
Automatische Saldoüberweisungen nach definitivem Perioden- oder Jahresabschluss.
Automatisierter Übertrag von Kontosaldi per Perioden- oder Jahresabschluss, z.B. für Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonti
Berechnung der Aufwandpositionen im Verhältnis zum definierten Soll-Mietertrag (Quoten-Berechnung)
Umfassende Suchfunktionen für Buchungen und Bewegungen mit Drilldown-Funktionalität
Unterstützung beim Erfassen von Rechnungsabgrenzungsbuchungen mit automatischer Auflösung im neuen Geschäftsjahr
Einfaches Anpassen von Geschäftsjahren, Perioden und Periodizitäten

Verwaltungshonorar

Es können verschiedene Honorartypen für die Verrechnung eines %-Honorars mit unterschiedlichen Basen hinterlegt werden, so dass Honorare wie Netto-Ist oder Netto-Soll wie auch Brutto-Ist und Brutto-Soll automatisiert berechnet werden können
Es können Honorar auf Unterhalts- oder Projektaufwänden berechnet werden
Auch Honorarpauschalen können verrechnet werden
Individuelle Honorare können z.B. nach dem Einholen von Wirtschaftsauskünften, dem Aufstellen von Vermietungstafeln oder dem Versand von eingeschriebenen Mietzins-Anpassungen auf der Liegenschaft erfasst und zusammen mit den übrigen Honoraren verrechnet und verbucht werden.
Erstellen einer Honorarsammelrechnung in Form einer Zusammenfassung der Honorarverarbeitung über mehrere Liegenschaften
Automatisches Auszahlen der Honorarbeträge, z.B. an die Gesellschafts-Buchhaltung
Die Honorarverrechnung kann storniert werden

Stockwerkeigentum

Zu den vorangehend aufgeführten Standardbereichen sind für den Bereich Stockwerkeigentum zusätzlich folgende Funktionalität realisiert:

Flexible Namen- und Anschriftenverwaltung auf der STWE-Person
Flexible Definitionen für den Dokumentenversand an Eigentümer, Debitor oder Kopie an
Automatische Abfüllfunktion für Objektverteilschlüssel (m2/m3/WQ) sofern auf Objekt definiert
Budgetierung nach Verteilschlüssel (Kostenstelle) und Kontogruppe
ausserordentliche Budgetforderungen
Automatisierte Berechnung der Budgetforderungen, auch bei neuen Mandaten
Automatische Berechnung der jährlichen Honorarpauschale auf Grund des neuen Indexstands
Automatische Gruppierung der STWE-Budgetforderungen und STWE-Abrechnungen nach STW-Eigentümer und Debitor (Nutzniesser)
STWE-Budget-Rechnung mit QR-Beleg (Akontorechnungen) mit oder ohne Details
STWE-Budgetforderungen mit möglicher Berücksichtigung einer Gewichtung, z.B. höhere Gewichtung bei Wintermonaten

Die STWE-Abrechnung
- Berechnet die Abrechnungssaldi bei Eigentümerwechseln Tag genau
- Berücksichtigt die bezahlten Budgetzahlungen

- Verrechnet den Abrechnungssaldo mit den verbleibenden Budgetraten des laufenden Geschäftsjahres und/oder mit der
nächsten Budgetrate
- Kann die Dokumente für die STW-Eigentümer schon bei der provisorischen Abrechnung erstellen
- Verbucht den Bruttoertrag des Erneuerungsfonds automatisch auf das Passivkonto
- Aktiviert den Heizmaterialbestand automatisch
Die STWE-Abrechnung erstellt die folgenden externen Dokumente
- Begleit-/Einladungsschreiben
- Bilanz (inkl./exkl. Debitorensaldi, mit/ohne Vorjahr)
- Kostenübersicht mit Budgetvergleich
- Persönliche Abrechnung mit Zahlungsübersicht
- Kontoauszug mit neu berechneten Budgetanteilen
- Aufstellung der steuerlich abzugsfähigen Kosten mit individueller Konfiguration pro STWE-Gemeinschaft
- Budgetanteil- für die folgenden Ratenzahlungen
- Kontodetails
- Beilagen (beliebig viele PDF-Dokumente, z.B. der Revisionsbericht oder Handwerker-Offerten, können pro STWE-Gemeinschaft
hochgeladen und als Beilage zur Abrechnung ausgegeben werden)
Die STWE-Abrechnung erstellt die folgenden internen Auswertungen als Excel oder PDF-Dokument
- Bilanz
- Mehrjahresvergleich auf Stufe Konto und Kontogruppe
- Detailjournal, in der PDF-Version mit direktem Aufruf der verlinkten Belege und Buchungen
- Verteiljournal
- Gesamtverteilung
Erstellen des STWE-Kapitalnachweises unabhängig von der Abrechnung
Erstellen einer STWE-Präsenzliste
Mahnpapiere in Form eines Kontoauszuges mit STWE-spezifischen Mahntexten

Individuelle Korrespondenz

Geeignet für einfache Mietvertragsnachträge, z.B. für Haustiere, Untermiete, etc. oder Absagebriefe nach Offertanfragen
Speicherung der erstellten Korrespondenz im Dossier
Serienbrief für Mietliegenschaften und STWE-Gemeinschaften mit flexiblen Selektionsfiltern, z.B. nach Objektart oder Empfängertyp
Serienbrief für Kreditoren und Eigentümer
Möglichkeit, die Serienbrief-Empfänger als Excel zu exportieren

Rollenverwaltung

Rollen (BewirtschafterIn, AssistentIn, Vermietung, Rechnungswesen) pro Buchhaltung
Datenselektionen über die Rollen, z.B. bei Auswertungen („meine Liegenschaften“), beim Bearbeiten von Mahnungen („meine offenen Posten“) oder beim Visieren von nicht freigegebenen Debitoren-Gutschriften oder Kreditoren-Rechnungen

Berechtigungen / Kompetenzen (über immonos GmbH Anpassungen möglich)

Funktionale Berechtigungen pro Rolle (Standard: drei Rollen Administrator, Buchhaltung und Bewirtschaftung verfügbar)
Erhöhungs- und Senkungskompetenzen für Mietzinse, Vermietungszinse, Marktmieten, etc.
Kompetenzvalidierungen bei der Erfassung von
- Debitoren-Gutschriften
- Kreditoren-Rechnungen

Pendenzenverwaltung

Erstellung und Verwaltung individueller Pendenzen
Konfigurierte automatische Pendenzen durch das System - Das System prüft bei jeder Erfassung / Mutation diese konfigurierten Regeln und generiert nach Bedarf eine Pendenz bzw. erledigt sie automatisch

Auswertungen

Auswertungen können in der Regel

- Am Bildschirm angezeigt werden

- Ins Excel exportiert werden

- Als PDF-Dokument aufbereitet werden

- Im XML- oder csv-Format gespeichert werden

Schlagworte (Tags)

Liegenschaften und Buchhaltungen können mit einem oder mehreren Schlagworten versehen werden, z.B. „Region Mittelland“, „Teamleiter Müller“, „Verkaufsportfolio“, „Renovation“, etc.
Diese Schlagworte können Sie dann bei Auswertungen als Selektionskritierum verwenden, wodurch Auswertungen für mehrere Liegenschaften oder Buchhaltungen erstellt werden können

Two Factor Authentication

Das Login erfolgt über einen Benutzernamen, ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen welches alle 30 Tagen gewechselt werden muss sowie über ein Two Factor Authentication-Verfahren. Hierbei muss, nebst Benutzername und Kennwort zusätzlich eine von einer entsprechenden Mobile-App angegebene Kennziffer eingegeben werden. Für das Anmeldeverfahren wird die App Google Authenticator benötigt, welche kostenlos auf Google Play und dem Apple App Store verfügbar ist.